ビジネス環境のめまぐるしい変化にも対応できなくてはならない。

グループウェアをうまく活用していくためには適宜対応が必要

その結果、創造的・知的生産活動を生む可能性が出てくる。このような状況を指して、情報の共有化というのである。第三の「都度データの取り出しが可能な仕組み」とは、格納されたデータを活用する人が自由に取り出せる仕組みになっているか、ということである。ビジネス環境が目まぐるしく変化していくなかで企業がそれに適確に対応していくためには、さまざまな角度からデータを収集し分析する必要がある。ユーザーが情報を必要とした場合、そのたびに情報システム部に情報の収集・分析を依頼していたのではあまりにも時間がかかりすぎて、現在のビジネス・スピードについていけない。

ユーザーが自分の手で情報を取リ出せて分析できなければ間に合わない。自社に都度データの取り出しが可能な仕組みがあるか否かを検討していくと、基幹業務を支援するシステムの環境下で自由にデータを取り出すことのできるシステムを持っている企業は、かなり限られているのではないだろうか。非定型情報はどうだろうか。電子メールの普及に伴い、情報のやりとりは進展しつつある。

したがってここでは、その情報が蓄積されているか、それが自由な取り出しができるか否か、を分析することが重要になる。市販されているグループウェア製品は、ここに着目して非定型情報の蓄積とフリーワードによる検索機能を装備している。今まで述べてきた分析の視点、つまり情報の鮮度、データの単位、都度データの取り出しが可能な仕組みのすべてを既存のシステムに適用させるのは容易なことではない。いつ適用させるかについては、システムの全面見直しを業務の見直しと関連させる時期を見計らって意思決定するものである。


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